El flete no se reparte por partes iguales

Llega el contenedor. Adentro vienen cuarenta productos distintos, de tres proveedores, y encima de la mesa está la factura del agente aduanal, la del naviero, la del maniobrista y el estado de cuenta con la comisión bancaria de la transferencia.

La pregunta es sencilla de formular y difícil de contestar bien: ¿cuánto le toca a cada producto?

Casi todo el mundo hace esa cuenta. Casi nadie la hace bien, y el error no se ve nunca — se disuelve en un margen que sale un poco más bajo de lo esperado, mes tras mes, sin que nadie sepa por qué.

Lo que pagaste no es lo que costó

El precio de compra es sólo el primer renglón. Encima van:

• Flete internacional — marítimo, aéreo o terrestre.
• Honorarios del agente aduanal y los gastos del pedimento.
• Impuestos de importación, cuando aplican.
• Comisiones bancarias por la transferencia al proveedor.
• Maniobras, paletizado, etiquetado y todo lo que se hace en piso antes de que la mercancía se pueda vender.
• Seguro de la carga.

Sumados, en una importación normal esos conceptos van del 15% al 40% sobre el valor de la factura. No es un detalle contable: es la diferencia entre creer que ganas veinte puntos y ganar ocho.

Las tres bases de prorrateo

Aquí está el punto del artículo. No todos los costos se reparten igual, porque no todos se generan igual.

Hay tres bases razonables, y cada concepto pertenece naturalmente a una:

• Por volumen — cuando lo que pagas es espacio. Flete marítimo, almacenaje.
• Por piezas — cuando pagas por manipular unidades. Etiquetado, maniobras, paletizado.
• Por valor — cuando el costo es proporcional al dinero. Seguro, comisiones bancarias, arancel ad valorem.

La regla es de sentido común: reparte cada costo según lo que lo causó. Al naviero le pagas por metros cúbicos, así que el flete se reparte por metros cúbicos. A la aseguradora le pagas por el valor asegurado, así que el seguro se reparte por valor.

El error que cuesta dinero

El error clásico no es equivocarse de base. Es usar una sola base para todo — normalmente el valor, porque es la que está a la mano.

Un ejemplo con números redondos. Un contenedor de 30 m³ con dos productos:

• Producto A — 1,000 piezas, $10,000 USD de compra, ocupa 5 m³.
• Producto B — 100 piezas, $10,000 USD de compra, ocupa 25 m³.

El flete costó $3,000 USD. Los dos productos valen lo mismo, así que repartir por valor da $1,500 a cada uno. Limpio y rápido.

Ahora repártelo por volumen, que es lo que realmente le cobraste al naviero. A ocupó 5 de 30 m³: le tocan $500. B ocupó 25: le tocan $2,500.

Mira qué le pasa al costo unitario:

• Producto A, 1,000 piezas. Compra $10.00. Repartiendo el flete por valor, $11.50; repartiéndolo por volumen, $10.50.
• Producto B, 100 piezas. Compra $100.00. Repartiendo por valor, $115.00; repartiéndolo por volumen, $125.00.

Repartir por valor hizo que A subsidiara a B. El producto A parece 9.5% más caro de lo que es, y el B se ve 8% más barato de lo que costó.

Las consecuencias son las dos peores posibles al mismo tiempo. En A estás dejando de competir por un costo que no existe. Y en B llevas meses vendiendo con ocho puntos menos de margen de los que crees tener — que en distribución suele ser todo el margen.

Cuando un costo no tiene base natural

No todos los conceptos encajan tan limpio. Los honorarios del agente aduanal, por ejemplo, se cobran por pedimento: son un costo fijo del embarque completo y no los causó ningún producto en particular.

Ahí la elección de base es una convención, no una deducción. Y lo importante no es cuál escojas, sino dos cosas:

1. Escríbela. Que esté documentado por qué ese concepto se reparte así.
2. No la cambies. Si un embarque reparte los honorarios por valor y el siguiente por piezas, los costos históricos dejan de ser comparables y cualquier análisis de rentabilidad por producto se vuelve ruido.

Una base imperfecta y constante es mucho mejor que la base perfecta aplicada a la mitad de los embarques.

El mismo producto, dos costos distintos

Esto incomoda la primera vez que pasa: el mismo SKU, en dos embarques distintos, queda con costos distintos. A veces incluso dentro del mismo contenedor, si vino de dos órdenes con condiciones distintas.

No es un error de captura. Es lo que de verdad ocurrió. El flete de enero no costó lo que el de marzo, el dólar no estaba donde está hoy, y el contenedor de febrero iba más vacío. Si tu sistema muestra el mismo costo para los tres, lo que está haciendo es promediar — que está bien para valuar el inventario, pero es engañoso para decidir un precio.

El costo de reposición y el costo histórico son números distintos y sirven para cosas distintas. Conviene no confundirlos.

El tipo de cambio que importa

Un detalle que se pasa por alto: el tipo de cambio relevante es aquel al que efectivamente compraste los dólares.

No el oficial del día de la recepción, no el del día que liberó aduana, y no el que el sistema tenga cargado. Si compraste los dólares a 18.40 y el sistema valúa a 17.90, tienes medio peso por dólar de costo que no está en ningún lado — y en un embarque de cincuenta mil dólares son veinticinco mil pesos que desaparecieron del costo y aparecerán, más tarde, como una pérdida cambiaria que nadie relaciona con esa importación.

Y cuándo necesitas el número

Aquí está lo que hace que todo lo anterior sea urgente en vez de académico.

Entre que colocas la orden y la mercancía entra al almacén pueden pasar dos o tres meses. La operación comercial no se detiene durante ese tiempo: se cotiza, se promete y se vende mercancía que todavía está en el agua.

Si el costo real sólo se conoce cuando el contenedor llega, todas esas decisiones se tomaron con una estimación. Y una estimación que se equivoca ocho puntos en un producto que rota bien no se corrige después: ya se vendió.

Por eso el costeo de importación no es una tarea contable de cierre. Es una herramienta comercial, y sirve en la medida en que esté lista antes de recibir.

Cómo lo resolvimos nosotros

Construimos Contenedores precisamente alrededor de esa idea: agrupar en un solo lugar las órdenes que viajan juntas, cargarles los gastos conforme llegan las facturas, repartirlos con la base que corresponde a cada concepto y tener el costo real de cada pieza antes de la recepción.

No es magia ni es un algoritmo: es la misma aritmética de este artículo, hecha en el sistema en vez de en una hoja de cálculo, y con el resultado disponible mientras todavía sirve para decidir un precio.

Si importas y hoy esa cuenta vive en un Excel que sólo entiende una persona, vale la pena que hablemos.